• Definicja

Akt stanu cywilnego jest to pojedynczy wpis w księdze stanu cywilnego, który rejestruje stan cywilny osoby poprzez urzędowe odnotowanie określonych zdarzeń. Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. W prawie polskim istnieją trzy rodzaje aktów stanu cywilnego:

• akt urodzenia;
• akt małżeństwa
• akt zgonu.

Księgi stanu cywilnego, do których wpisuje się akty stanu cywilnego, prowadzi się w urzędach stanu cywilnego. Urzędy stanu cywilnego wchodzą w skład urzędu gminy.

• Właściwość organów

1. Kierownik urzędu stanu cywilnego
   Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub jego zastępca. Kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt lub burmistrz (prezydent). Rada gminy może powołać innego kierownika urzędu stanu cywilnego i jego zastępcę (zastępców).
2. Wojewoda
   Wojewodowie sprawują nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 161, poz. 1688). Wojewoda jest również organem odwoławczym od orzeczeń administracyjnych wydanych przez kierownika usc.
3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji
   Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji sprawuje nadzór nad rejestracją stanu cywilnego.
4. Konsul
   • Zgodnie z ustawą z dnia 13 lutego 1984 r. „O funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej” (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 125, poz. 1823 z późn. zm.) konsulowie są uprawnieni do dokonywania następujących czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego:
   • wydawania zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą;
   • pośredniczenia w zgłoszeniu we właściwym urzędzie stanu cywilnego w Rzeczypospolitej Polskiej faktu urodzenia lub zgonu za granicą;
   • przekazywania właściwym urzędom stanu cywilnego w Rzeczypospolitej Polskiej protokołów o urodzeniach i zgonach, które nastąpiły na polskich statkach morskich i powietrznych oraz na okrętach wojennych i wojskowych statkach powietrznych;
   • przyjmowania oświadczenia o uznaniu dziecka;
   • przyjmowaniu od rozwiedzionego małżonka oświadczenia o powrocie do nazwiska, które nosił przed zawarciem małżeństwa.
   • przyjmowania oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński oraz o nazwisku małżonków i ich dzieci, jeżeli osoby zawierające małżeństwo są obywatelami polskimi.
5. Minister Spraw Zagranicznych
   Minister Spraw Zagranicznych sprawuje nadzór nad czynnościami z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonywanymi przez konsula.

• Odpisy / zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego

Z ksiąg stanu cywilnego wydaje się:

• odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego,
• zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku,
• zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego.

Odpisy oraz zaświadczenia wydaje się na wniosek:

• sądu lub innego organu państwowego;
• osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony;
• jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego;
• innych osób, które wykażą w tym interes prawny;
• organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny;
• zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób.

Ograniczony krąg podmiotów, które są uprawnione do uzyskania odpisu lub zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego jest wyrazem jednej z podstawowych zasad rejestracji stanu cywilnego tj. zasady ograniczonej jawności ksiąg i aktów stanu cywilnego.

WAŻNE !!!

1. Właściwym do wydania odpisów aktów stanu cywilnego jest kierownik USC, w którego księgach akty stanu cywilnego zostały sporządzone.
2. Ubiegając się o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego należy wskazać dane osoby, której akt dotyczy, datę i miejsce zdarzenia, dane dotyczące rodziców, a w przypadku rejestracji wyznaniowej (do końca 1945 roku) – wyznanie osoby oraz nazwę parafii, w której księgach wpisano urodzenie, małżeństwo lub zgon.
3. Do odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń wydawanych przez kierownika USC, które są przedkładane do obrotu prawnego za granicą, należy dołączyć apostille (poświadczenie).
   Apostille wydawane jest przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Konsularny i Polonii Wydział Legalizacji, ul. Szucha 21 tel. (022) 523 90 00, 52394 63 Szczegółowe informacje znajdują się na stronie MSZ: www.msz.gov.pl

• Zmiany w aktach stanu cywilnego

W aktach stanu cywilnego nie można dokonywać żadnych zmian, chyba że ustawa stanowi inaczej (zasada trwałości aktów stanu cywilnego). Przewidziane przepisami prawa wyjątki to:

1. Wzmianka dodatkowa
   Jeżeli po sporządzeniu aktu stanu cywilnego nastąpią zdarzenia, które mają wpływ na jego treść lub ważność, zmiany z nich wynikające wpisuje się do aktu w formie wzmianki dodatkowej. Podstawę do wpisania powyższej wzmianki stanowią prawomocne orzeczenia sądów, ostateczne decyzje, odpisy z akt stanu cywilnego oraz inne dokumenty mające wpływ na treść lub ważność aktu.
2. Oczywisty błąd pisarski
   Jeżeli w akcie stanu cywilnego znajduje się oczywisty błąd pisarski kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce sporządzenia aktu - z urzędu lub na wniosek strony – prostuje go.
3. Błędne lub nieścisłe zredagowanie
   Jeżeli akt stanu cywilnego został błędnie lub nieściśle zredagowany podlega on – na wniosek osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika urzędu stanu cywilnego - sprostowaniu przez sąd w postępowaniu nieprocesowym.
4. Uzupełnienie aktu stanu cywilnego
   Akt stanu cywilnego niezawierający wszystkich danych przewidzianych przepisami prawa podlega uzupełnieniu. Postępowanie w sprawie uzupełnienia aktu stanu cywilnego wszczyna się na wniosek strony lub z urzędu. Decyzję w przedmiotowej sprawie wydaje kierownik urzędu stanu cywilnego.
5. Unieważnienie aktu stanu cywilnego
   Akt stanu cywilnego podlega unieważnieniu z następujących powodów:
   • stwierdza zdarzenie niezgodne z prawdą;
   • uchybienia powstałe przy sporządzeniu aktu zmniejszają jego moc dowodową;
   • istnieją dwa akty stwierdzające to samo zdarzenie.
     
   W dwóch pierwszych przypadkach właściwy jest sąd, który rozpoznaje sprawę w postępowaniu nieprocesowym. W ostatnim przypadku unieważnienia dokonuje wojewoda, właściwy dla kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt późniejszy.

WAŻNE !!!

1. Urzędy stanu cywilnego nie prowadzą poszukiwań aktów stanu cywilnego dla celów genealogicznych.
2. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje właściwym archiwom państwowym księgi stanu cywilnego po upływie 100 lat od ich zamknięcia.