Wpływające pisma podlegają rejestracji w kancelarii Departamentu Centralnych Ewidencji Państwowych według daty wpływu.
Następnie pisma te są rozdzielane przez kierownictwo Departamentu Centralnych Ewidencji Państwowych pomiędzy merytorycznych pracowników, celem ich załatwienia.
Każde z wychodzących pism opatrzone jest numerem, w zależności od wydziału rozpatrującego daną sprawę.
Sprawami technicznymi związanymi z wysyłką pism do poszczególnych adresatów zajmuje się kancelaria Departamentu Centralnych Ewidencji Państwowych.
Sprawy kierowane do Departamentu Centralnych Ewidencji Państwowych załatwiane są w sposób i w terminach określonych w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego.