Wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego:

• Podstawa prawna – art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity z 2004r. Dz. U. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)
• Właściwość organu

1. Wpisania treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego dokonuje się w urzędzie stanu cywilnego miejsca zamieszkania wnioskodawcy.
2. Jeżeli osoba żądająca dokonania czynności przez urząd stanu cywilnego nie ma w kraju miejsca zamieszkania, właściwość miejscową w sprawach rejestracji stanu cywilnego ustala się na podstawie ostatniego miejsca zamieszkania tej osoby w kraju.
3. W razie braku takiej podstawy lub jeżeli wnioskodawcą jest konsul, czynności tej dokonuje się w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawa.

• Dokumenty konieczne do wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego

1. Oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego wystawiony przez odpowiedni urząd.
2. Tłumaczenie dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula.
3. Wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego o umiejscowienie zagranicznego aktu stanu cywilnego w polskich księgach stanu cywilnego.
4. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej.
5. „Apostille” – tj. klauzula potwierdzająca autentyczność zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego. Jeżeli dokument został wystawiony przez Państwo, które nie jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. Nr 112, poz. 938) – zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego musi przejść proces legalizacji dokonywany przez urzędy konsularne.
6. Jeżeli w zagranicznym odpisie aktu stanu cywilnego brakuje wszystkich danych wymaganych przez prawo polskie np.: daty i miejsca urodzenia, nazwiska rodowego – należy zawrzeć we wniosku prośbę o uzupełnienie polskiego aktu stanu cywilnego i dołączyć dokumenty – przede wszystkim wcześniej sporządzone akty stanu cywilnego, które zawierają brakujące dane (np.: podstawą sporządzenia aktu urodzenia dziecka będzie akt małżeństwa jego rodziców, akt małżeństwa uzupełnia się na podstawie aktów urodzenia nupturientów).
7. Jeśli zagraniczny akt stanu cywilnego zawiera oczywiste omyłki pisarskie, kierownik USC może, po wpisaniu aktu do polskiej księgi stanu cywilnego, dokonać ich sprostowania na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu. Podstawą takiej czynności będą wcześniejsze akty stanu cywilnego osób których akt dotyczy lub akty stanu cywilnego rodziców.

• Oświadczenie o zmianie nazwiska po zawarciu związku małżeńskiego

Jeżeli obywatel polski zawierający małżeństwo w zagranicznym urzędzie stanu cywilnego nie złożył oświadczenia w sprawie swojego nazwiska, może je złożyć wraz z wnioskiem o wpisanie aktu małżeństwa do polskiej księgi małżeństw. Jeżeli oboje małżonkowie są obywatelami polskimi – mogą również złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. W sytuacji, gdy wskazane powyżej oświadczenia nie są składane bezpośrednio przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, a są przekazywane drogą pośrednią (np.: za pośrednictwem poczty lub pełnomocnika) podpis wnioskodawcy musi zostać potwierdzony przez notariusza publicznego lub konsula.

Istnieje również możliwość złożenia powyższych oświadczeń przed konsulem, który w takim wypadku sporządza protokół przyjęcia oświadczenia i wraz z wnioskiem o wpisanie aktu małżeństwa do polskich ksiąg stanu cywilnego przesyła niezwłocznie do urzędu stanu cywilnego właściwego dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy.

Odtworzenie aktu stanu cywilnego

• Podstawa prawna – art. 35 ustawy z dnia 29 września 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity z 2004r. Dz. U. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)

Jeżeli akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu został sporządzony za granicą, a uzyskanie odpisu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami, można odtworzyć jego treść na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu.

Brak rejestracji za granicą zdarzenia z zakresu stanu cywilnego

• Podstawa prawna – art. 70 ustawy z dnia 29 września 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity z 2004r. Dz. U. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)

Urodzenie, zawarcie małżeństwa lub zgon, które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego, można zarejestrować w polskich księgach stanu cywilnego.